做外贸时，海外客户常说"Please send me the account statement." 这并非普通发票或对账单的随口称呼，而是一份面向客户账户维度的"往来账目汇总"。如果回复得不专业或者发错了文件，不仅显得不够职业，还可能影响客户对公司的信任度。今天我们就来彻底搞清楚Account Statement这个外贸中的重要文件。
一、Account Statement是什么？为什么客户需要它？
1、Account Statement的准确含义
Account Statement，中文叫做"对账单"或"账户对账表"，是一份详细记录买卖双方在特定时间段内所有交易往来的财务文件。
它就像一份"交易流水账"，清晰展示：
客户在这段时间内下了哪些订单每笔订单的金额是多少已经支付了多少款项还有多少未付款（应收账款）当前的账户余额状态
2、Account Statement与Invoice的区别
很多人容易混淆这两个概念，其实它们有本质区别：
Invoice（发票）：
针对单笔交易要求客户付款的凭证包含具体商品明细、单价、总价每次交易都会开具
Account Statement（对账单）：
汇总一段时间内的所有交易展示账户整体状况不包含详细商品信息，只显示交易金额通常按月、季度或客户要求提供
简单来说，Invoice是"请付款通知"，而Account Statement是"我们之间的账目总结"。
3、客户为什么要Account Statement？
国外客户索要对账单，通常有以下几个原因：
财务核对需求：客户的财务部门需要核对供应商账目，确保双方记录一致，没有遗漏或重复付款。
审计要求：许多正规企业每年都要接受审计，需要提供所有供应商的对账单作为审计资料。
预算管理：了解与某个供应商的总交易额和未付款项，便于做预算规划和现金流管理。
信用评估：评估自己的付款记录，确认是否享有良好的信用状态，可能为申请更优惠的付款条件做准备。
内部报告：向上级或管理层汇报采购情况时，需要清晰的供应商对账单作为依据。
4、Account Statement应该包含哪些内容？
一份标准的Account Statement通常包括：
基本信息：供应商和客户的公司名称、地址、联系方式对账期间：如"2024年1月1日至2024年6月30日"期初余额：对账期开始时客户的欠款或预付款余额交易明细：日期交易类型（发票、付款、信用票据等）发票号或交易参考号交易金额累计余额期末余额：对账期结束时的应收或应付金额账龄分析（可选）：未付款按时间分类（如30天内、60天内、90天以上等）
三、如何快速给国外客户发送Account Statement？
手工制作对账单不仅耗时，还容易出错。使用Zoho Books进销存系统，您可以在几分钟内生成专业的Account Statement，大大提升工作效率和专业形象。
1、自动汇总所有交易记录
Zoho进销存会自动记录您与每个客户的所有交易：
每张PI形式发票自动归档到对应客户名下客户的每笔付款自动关联到相应的形式发票信用票据、退款等特殊交易也完整记录所有数据实时更新，无需手动整理
系统就像一个会计，可以24小时准确记录每一笔交易，为生成对账单打下坚实基础。
2、一键生成专业对账单
当客户索要Account Statement时，您只需：
步骤一：进入客户管理模块，找到对应客户
步骤二：点击"对账单"
步骤三：选择对账期间（如最近6个月、本年度等）
步骤四：系统自动生成完整的对账单
整个过程不超过1分钟，系统会自动计算：
期初余额所有交易明细期末应收款
3. 多种发送方式，灵活便捷
生成对账单后，Zoho进销存系统提供多种发送方式：
直接邮件发送：
在系统内直接.............
原文转载：https://fashion.shaoqun.com/a/2520006.html
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